Identifier les besoins de formation de votre équipe

A l’heure où le monde est en perpétuelle évolution, les entreprises s’efforcent de rester à la page et de constamment suivre les innovations. Au fil du temps, les besoins et les exigences du marché évoluent. Les compétences professionnelles requises dans tous les secteurs d’activités confondues sont plus pointues et spécialisées que jamais. Outre ces facteurs externes, le management d’aujourd’hui se focalise beaucoup plus sur l’aspect « humain » des employés.

Il est impératif aujourd’hui de valoriser chaque collaborateur pour le garder motivé et augmenter sa productivité. En ce sens, la formation continue de l’équipe est une stratégie particulièrement efficace pour suivre les tendances du marché tout en apportant une plus-value aux collaborateurs. Bien évidemment, il est essentiel que les sujets traités ainsi que le plan de formation correspondent aux besoins et objectifs de chaque équipe au sein de l’entreprise. Il devient alors indispensable de réaliser une analyse précise de ces besoins et des niveaux de connaissance en amont. Mais comment s’y prendre ?

Le rôle du responsable formation dans l’identification des besoins en formation

La formation des salariés fait sans doute partie des responsabilités les plus importantes prises en charge par les managers.

Un besoin de formation fait allusion à l’écart entre les compétences acquises des collaborateurs et celles qui sont requises pour la réalisation d’une mission spécifique. Cela permet d’atteindre les objectifs annuels de développement du collaborateur fixés par l’entreprise ou nécessaires à la conduite d’un projet. Un manager se doit d’identifier les manques de compétences et de cerner les différentes améliorations nécessaires à l’évolution du collaborateur ainsi qu’à la compétitivité de l’entreprise.

Identification des sources de changement

L’identification et l’analyse des besoins en formation de l’employer peut se faire en étudiant minutieusement les problèmes les plus répandus au sein de l’équipe. Il est également indispensable de suivre les différents changements au sein de l’entreprise et du marché : nouvelles technologies, bonnes pratiques, dispositifs et actualités diverses. Cela permet de définir de façon proactive les mesures d’accompagnement des employés face à ces changements, voire de les anticiper à travers différentes formations.  

Évaluer les impacts d’un manque de formation sur la productivité 

Le responsable de formation doit voir également les liens entre le manque de formation professionnelle sur un sujet spécifique et la baisse de productivité de l’équipe. Il peut aussi élargir ses recherches vers la concurrence pour anticiper la mutation de son propre secteur d’activité. Qu’est-ce qu’il manque à son équipe pour pouvoir rivaliser avec la concurrence, voire même pour disposer d’un avantage concurrentiel ? C’est à lui que revient cette tâche essentielle du recueil des informations importantes à ce sujet. 

Instaurer un climat de confiance avec les collaborateurs 

Il est important que les collaborateurs soient réceptifs à l’égard de ces plans de développement de leurs compétences. Le responsable de formation doit alors prendre le temps d’écouter les demandes des employés pour y répondre au mieux en vue d’améliorer le travail. Ce genre d’information peut être recueilli au cours d’un entretien individuel (bilan annuel) ou par équipe.

S’actualiser sur les réglementations 

C’est le rôle du responsable de formation de se renseigner sur les réglementations en vigueur, selon le domaine d’activité de l’entreprise. Ce type de veille peut d’ailleurs avoir un impact considérable sur la stratégie globale de l’entreprise. 

Sélectionner le sujet de formation 

Une fois toutes ces étapes terminées, il est temps de choisir les programmes de formation les mieux adaptés à l’équipe. Le responsable de formation tirera des conclusions à travers le résultat de ses recherches et de ses enquêtes.

Identifier les défis et les grands projets à venir de l’entreprise

Selon la nature de ses activités, chaque entreprise dispose d’un plan de développement stratégique pour les années à venir. Afin d’atteindre les objectifs fixés, il est important que les formations proposées aux employés puissent apporter une véritable plus-value et un intérêt vis-à-vis des défis de l’entreprise. Des compétences personnelles pérennes seront toujours un bon investissement. 

Cette étape s’inscrit dans le cadre d’une orientation stratégique. Le manager ou le responsable de formation doit se poser les bonnes questions : quelles sont les urgences de l’entreprise ? Est-ce qu’il existe des évolutions stratégiques en cours ? Qu’en est-il des évolutions stratégiques sur le long terme ? Quelles sont les priorités de l’entreprise ? Quelles sont les missions de chaque équipe face à l’atteinte des résultats attendus ? Quelles sont les nouvelles compétences nécessaires pour évoluer ? Comment contribuer à ma marque employeur ? Comment retenir les talents et plaire aux futurs haut potentiels ?

Toutes ces informations vous aideront à constituer un plan de développement de compétences solides et nécessaires pour vos collaborateurs. 

Identifier les besoins de vos collaborateurs 

Comme énoncé plus haut, il est important de faire le point sur la satisfaction des besoins en formation des employés. Sachez qu’il existe 2 types de besoins :  

• Les besoins collectifs : il s’agit des besoins qui cherchent à l’amélioration d’une équipe tout entière ou même d’un département. Cela peut concerner un processus de travail ou autre ; 
• Les besoins individuels : comme son nom l’indique, ce type de besoin fait référence aux souhaits d’amélioration d’un employé en particulier. Cela peut être évoqué au cours d’un entretien professionnel ou autre. Un besoin individuel peut aussi relever d’un écart ou d’une lacune constatée après un changement de poste, une promotion, etc. 

Établir les priorités de formation ainsi qu’un plan de formation 

Vous avez à présent toutes les informations requises pour pouvoir entamer l’élaboration de votre plan de formation ! Pensez à retranscrire vos données sur un fichier Excel ou un logiciel spécifique afin de faciliter leur lecture. 

Quoi qu’il en soit, sachez que la liste des besoins constatés doit être hiérarchisée. Afin d’établir les priorités, vous devez tenir compte de quelques critères particulièrement importants :  

• L’urgence et l’importance : priorisez les besoins qui sont à la fois urgents et importants. Cela signifie que ces besoins ne peuvent pas attendre plus longtemps et qu’ils ont un impact majeur sur le développement de l’entreprise.
• Le budget : une fois que les besoins sont répartis en termes d’urgence et d’importance, il faudra tenir compte du budget disponible pour chaque programme de formation.
• Les autres alternatives : vérifiez s’il n’existe pas des moyens pour substituer la formation au cas où le budget ne suffirait pas. Vous pouvez aussi envisager les éventualités de recrutement ou de changement de poste.
• Afin de mettre le plan de formation en exécution, n’oubliez pas de voir les différentes possibilités de remplacement lors des formations professionnelles en question. En effet, il ne faut pas que ce genre de projet ait des impacts sur la production de l’entreprise. C’est au manager de trouver une organisation interne adéquate.